Depuis quelques mois, le télétravail est devenu la norme pour nombre d'entre nous. Sans les trajets à effectuer tous les jours entre le domicile et le lieu de travail, on imaginerait gagner du temps pour soi. Pourtant, on finit toujours par courir. Florence Blaimont propose 5 secrets pour être plus productif quand on bosse de la maison.
Florence Blaimont est experte en entreprenariat et fondatrice de la WOWO Community, un réseau de développement dédié aux femmes qui veulent s'épanouir professionnellement et personnellement. Elle nous livre ses 5 secrets pour gagner 7 heures par semaine.
1. Se chronométrer
Chronométrer ses tâches quotidiennes permet d'acquérir de la discipline afin de gagner de la liberté. En chronométrant certains moments de notre journée, on va se pousser à ne pas prendre plus de temps que nécessaire pour faire certaines choses. On va ainsi instaurer des rituels dans notre vie quotidienne. On peut chronométrer des actions personnelles, comme les habitudes du matin par exemple ou des tâches professionnelles. Loin de nous cadenasser ou de limiter nos libertés, le fait de mettre une limite de temps pour la réalisation de certaines actions va nous libérer en nous faisant gagner du temps.
Florence conseille d'appliquer le Pomodoro, une méthode qui consiste à compléter ses tâches par tranche de 25 minutes. Par exemple, pour trier sa boîte mail le matin et répondre aux urgences, on va s'accorder un temps imparti de 25 minutes. La règle sera de ne rien faire d'autre durant ce temps, c'est-à-dire ne pas s'occuper des enfants, ne pas aller sur son téléphone, ne pas regarder Facebook, etc.
En télétravail comme au bureau, il faudra éventuellement en discuter en famille ou avec les collègues afin de déterminer que pendant ce temps-là, on ne doit pas être dérangé. Il peut donc être très pratique de faire l'acquisition d'un timer à poser sur le bureau. Il affichera le temps restant à notre action et durant lequel il ne faut pas nous déranger.
Le Pomodoro peut être adapté à toutes les étapes de la journée et à presque tous les âges. Les jeunes pourront l'appliquer lorsqu'ils font leurs devoirs, par exemple. Cette méthode devient d'ailleurs de plus en plus populaire. On vous en parle d'ailleurs plus en détails juste ici.
2. Définir la MIA ou Most Important Action
Le deuxième secret consiste à définir quelle est l'action la plus importante de chaque journée. Une personne qui a du mal à gérer son temps se retrouve rapidement avec plusieurs priorités par jour. Or, il est conseillé de se limiter à une seule MIA. Elle peut être envoyer un fichier important, remplir un document partagé ou encore participer à une réunion, etc. du moment qu'il s'agit bien d'une seule tâche. En plus de cela, Florence conseille de limiter le nombre de tâches journalières à 7, peu importe leur taille.
La MIA doit donc être l'action sur laquelle on porte le plus d'attention et qui, une fois complétée, satisfait notre journée. Lorsqu'on l'a accomplie, on peut se dire que notre journée a été productive à 60%. C'est en quelque sorte une façon de s'auto-gratifier et de se donner du courage pour la suite.
Cette MIA peut également être transposée sur le long et le moyen terme. Il s'agit de définir une MIA de l'année, du mois, de la semaine qui correspondent chacune à un objectif vers lequel le reste de nos actions doit tendre. Cela permet de garder nos priorités en vue et de concentrer nos efforts dans ce sens.
3. Choisir des journées à thème
Le principe est de réserver chaque journée de la semaine à un thème précis. Ainsi, le lundi peut être la journée des réunions d'équipe, le mardi la journée de l'administratif, etc. Cela permet tout simplement de structurer la semaine en prévoyant des blocs pour certaines tâches qui reviennent régulièrement. Ce conseil est particulièrement utile en ce moment, les journées de télétravail se ressemblant fortement.
Dans la même idée, Florence nous invite à inclure une RAM, ou Réunion Avec Moi-même dans notre planning (et de ne pas hésiter à physiquement l'y inscrire). C'est un temps à passer avec nous-même, que l'on prenne un bain chaud ou que l'on aille se balader en forêt. Le fait de placer ce temps dans l'agenda permet d'officialiser l'action de se faire du bien et de la voir comme productive au même titre que les autres. Dans la même idée, on peut ainsi prévoir de passer du temps de qualité en famille chaque semaine. Ce temps peut être passé à jouer à des jeux de sociétés, à regarder un film ou même à faire une activité à l'extérieur.
À l'inverse, appliquer des thèmes à nos journées peut aussi permettre d'alléger sa semaine, en décidant de ne s'occuper du linge que le weekend, par exemple. Ainsi, on est libéré de la tentation de lancer une lessive en milieu de semaine et on peut dédier son temps à des choses plus urgentes.
4. Essayer les matins miraculeux
Le Miracle Morning est un concept inventé par Hal Elrod dans son livre du même nom. Pratiqué par de nombreux leaders, il a également du succès chez les mamans qui ont du mal à gérer leur temps. Le principe est de se réveiller une heure plus tôt que nécessaire et d'utiliser ce temps comme on l'entend.
Ce n'est pas une habitude qui s'installe facilement, surtout si on n'est pas du matin. Mais Florence assure que les résultats en valent la peine. Il n'est pas non plus nécessaire de pratiquer le matin miraculeux chaque jour. En réalité, il suffit de se lever une heure plus tôt 3 matins par semaine pour gagner une semaine de vie en plus sur l'année.
Ce temps ne doit pas forcément être utilisé pour travailler. On peut en profiter pour méditer, lire, organiser sa journée, faire du sport, etc. "Quand je fais ça, la journée à une autre saveur", confie Florence, "elle est plus sereine, parce qu'en fait j'ai déjà eu ma journée avant la course. Ça donne un supplément de vie en fait."
De plus, le fait d'être en télétravail peut nous offrir l'opportunité d'utiliser le temps que l'on aurait passé sur la route pour s'entrainer au Miracle Morning.
5. Déléguer
Le 5ème et dernier secret consiste à déléguer. Comme les autres, ce conseil s'appliquer autant à la vie personnelle que professionnelle. On peut déléguer presque n'importe quoi à n'importe qui. Un bon moyen de décider quoi déléguer consiste à consulter son agenda et à établir une liste de toutes les tâches dont on aimerait se débarrasser.
Ensuite, il s'agit de solliciter notre entourage, personnel ou professionnel pour demander, en équipe ou en famille, comment on peut s'arranger pour que nos charges personnelles soient moins lourdes. Florence affirme que ces conversations se passent en général très bien et permettent de trouver des compromis durables. En plus de décharger la personne qui délègue, les collègues ou membres de la famille trouvent un certain plaisir à se rendre utile en participant aux solutions.
Penser à sa journée idéale
Florence donne un dernier conseil en addition à ces 5 secrets : penser à sa journée idéale. L'idée est d'inscrire sur papier les choses que l'on ferait tous les jours si on le pouvait. Ensuite, il faut travailler pour libérer ce temps dans notre agenda. Par exemple, si notre journée idéale comprend une séance de yoga quotidienne, il faudra penser notre journée en créant cet espace. Cela peut signifier se lever plus tôt le matin ou réarranger sa journée de travail. Le tout est d'acquérir des habitudes qui nous font du bien, pour que chaque journée soit accueillie avec plaisir.
Les 5 secrets de Florence, une fois appliqués, permettent de gagner du temps précieux dans sa journée pour s'épanouir professionnellement et personnellement. Créés pour une semaine de travail ordinaire, ils s'appliquent d'autant plus en télétravail, où la balance avec la vie privée devient plus compliquée.
À LIRE AUSSI
Télétravail: 7 astuces pour rester productive
