C'est un peu la bête noire d'un grand nombre de travailleurs. Et on ne parle pas de leur patron mais bien leur boîte mail. Là précisément où s'entassent quotidiennement des dizaines, voire parfois des centaines de courriers électroniques. L'angoisse ! Comment en venir à bout, comment organiser son compte pour être le plus efficace possible, comment traiter efficacement chaque message reçu ? On fait le point avec une pro de l'organisation.
Carine Vanhaekendover est consultante organisation. Plus concrètement, cela veut dire qu'elle aide ses clients à revoir et corriger leurs habitudes, tant professionnelles que personnelles, et leurs process afin d'optimiser au mieux leur temps et leur énergie. Cette pro du rangement, qui aime faire de la place dans les espaces de travail et de vie mais aussi dans les esprits, nous a confié quelques-uns de ses trucs et astuces pour venir à bout des emails qui s'accumulent dans des boîtes mail sans ordre ni logique. Pour prendre connaissance de l'ensemble des talents de Carine, rendez-vous sur son site : carinev.com
Les mails ce fléau écologique
Pourquoi il est important de reprendre le contrôle de sa boîte mail et de cleaner les messages inutiles ? Parce que c'est bon pour la planète au-delà de votre tranquillité d'esprit.
Un mail conservé pendant un an = 10 gr de CO2 et que 10.000 mails supprimer économise à la planète la pollution de 800 km parcouru avec une voiture.
À méditer ...
Comment gérer efficacement sa boîte mail ?
1. Tout d'abord, il faut se poser une question très simple : répondre aux mails fait-il partie de mon travail ? Si la réponse est oui, alors il faut dégager du temps dans son horaire de travail pour y répondre, que ça soit quelques heures par jour ou par semaine en fonction de la quantité de messages reçus. Il s'agit d'une tâche récurrente qui doit être clairement prévue dans l'agenda.
2. Si l'on reçoit une quantité de messages demandant souvent la même réponse ou la même structure de réponse, on peut facilement gagner du temps en préparant des réponses type qu'on aura qu'à légèrement modifier en fonction du sujet et de l'interlocuteur. Pour gagner du temps on peut aussi créer des boutons d'actions rapides, mettre les dossiers les plus utilisés dans l'onglet Favoris, etc. Il existe une multitude d'outils pour maximiser votre efficacité.
3. Lorsqu'on reçoit plusieurs centaines d'emails chaque jour, il est difficile de tous les traiter dans la journée. Il est donc important de définir un ordre de priorité dans les mails reçus et ne pas simplement les traiter par ordre d'arrivée. En effet, tous ne demandent pas d'être gérer avec la même urgence, la même énergie ou la même concentration et donc tous ne demandent pas d'être traiter au même moment.
4. Se concentrer sur les emails qui nous concernent directement. Depuis les confinements et l'élargissement du télétravail, la quantité d'emails envoyés au quotidien a fortement augmenté. En effet, certains messages sont forwardés par automatisme ou pour information à tout un tas de destinataires sans que l'intervention de ceux-ci ne soit nécessaires. Il est donc important de se concentrer sur son job avant d'intervenir dans tout et de se retrouver à faire celui des autres. Bien entendu, cela ne veut pas dire qu'il ne faut pas s'entraider dans une équipe mais il faut tout de même veiller à ne pas se laisser déborder en accomplissant des tâches qui ne nous reviennent pas ... au risque de voir la qualité de son travail en pâtir.
5. Fixer des limites. Ce conseil s'adresse tout particulièrement aux indépendants chefs d'entreprise et aux managers. Le télétravail a étendu les horaires de travail. La frontière entre la vie privée et professionnelle est devenue plus floue or, il n'est pas possible de travailler tout le temps pour la simple et bonne raison que pour rester concentré et donc efficace, il est nécessaire de faire des pauses, de souffler, de prendre l'air, bref de se détendre. Il est donc contreproductif d'envoyer des emails pour tout et n'importe quoi à toute heure du jour et de la nuit. Sans compter le stress que cela peut provoquer chez vos collaborateurs. Rien ni personne ne vous empêche de travailler un dimanche jusque 21h45 mais dans ce cas, pensez à programmer l'envoi des messages au lundi matin.
6. Il n'est pas rare de devoir se réorganiser et modifier sa façon de travailler au cours d'une carrière. Au fur et à mesure des promotions gagnées, la quantité de travail et de responsabilité va également croissant ou alors, c'est carrément la nature même du job qui peut changer. Il est donc tout à fait normal qu'un système de gestion de la boîte mail mis en place quelques années ou mois plus tôt ne soit plus efficace au bout d'un certain moment. On se réorganise et on repart sur de bonnes bases.
On retient quelques règles simples
- La boîte mail ne doit pas être utilisée comme un chat.
- On prévoit des moments de travail définis pour répondre aux mails. On peut consulter sa boîte mails entre 2 et 5 fois par jour.
- Les notifications sont un fléau. Elles interrompent le travailleur dans sa tâche en cours et nuisent à la productivité. Il est prouvé qu'une fois interrompu, on met entre 6 et 22 minutes à se replonger dans le travail en cours.
- Si on veut recevoir moins d'emails, il faut en envoyer moins.
- Pour optimiser sa boîte mail, on travaille sur un meilleur classement et une meilleure lisibilité. Ainsi on limite son stress d'oublier quelque chose. Mais attention au piège des sous-dossiers qui compliquent et multiplient le temps de recherche.
- Ouvrir = décider. On adopte une position de winner et lorsqu'on ouvre un mail, on le traite. Et on évite l'attitude du "oui mais on ne sait jamais" parce que sinon, on les garde tous. Si le mail est devenu inutile, on le supprime.
- Si le traitement du mail prend moins de 2 minutes, on le fait tout de suite, s'il prend 10 minutes, on regroupe tous les mails de ce type et on prévoit une plage horaire pour réaliser cette tâche, si le mail met plus de 30 minutes à être traiter, on planifie un moment spécifique pour s'en charger.
6 conseils pour écrire un mail efficace
1. On écrit un seul objet par mail. Si vous avez 3 choses à demander à quelqu'un ou 3 sujets à aborder, il est préférable d'écrire 3 mails différents car l'urgence ne sera probablement pas la même et la réponse non plus.
2. On veille a écrire un objet clair et précis. Cela facilitera grandement la vie de toutes les personnes concernées au moment où il faudra rechercher le mail. On vous conseille la structure suivante : nom du projet + la demande + mention de l'urgence si besoin.
3. On indique par une ou 2 phrases maximum ce que l'on attend de la personne en réponse de son mail : une info, une action. On évite l'envoi d'emails inutiles car le destinataire ne sait pas ce qu'il doit faire de votre mail.
4. Si l'email envoyé est long, on commence par un résumé du sujet abordé et de la demande souhaitée afin d'optimiser la lecture et d'augmenter les chances d'une prise de décision rapide.
5. On utilise la technique « et si … alors » c'est-à-dire "et si c’est oui alors fais-ça" ou "et si c’est non, alors fais-ça" pour anticiper des ping-pong trop longs.
6. Enfin, on n'hésite pas à structurer ses mails comme on le ferait pour un texte en utilisant des bullet points ou des listes numérotées. Cela permet de s'y retrouver plus facilement et de voir apparaître rapidement les idées principales. Autre technique efficace, répondre directement dans le mail de l'autre.
Vous avez désormais toutes les clés en main, il ne vous reste plus qu'à prendre de bonnes résolutions et à vous y mettre ! Vous avez tout à y gagner.
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