Les 5 secrets d’une réunion réussie (et plus encore)

Les fondateurs de Comet Meetings ont une conviction : il existe véritablement une recette pour réussir une réunion. Il existerait donc un ensemble de règles qui rendent les réunions réellement agréables, productives et créatives et permettent de décupler la valeur de cet investissement collectif afin de produire ensemble, sans détruire les énergies individuelles.

Victor, Nicholas et Maxime pensent en effet que l’environnement est l’une des composantes essentielles à la réussite d’une réunion. Ils ont utilisé leurs différents parcours dans la finance et le conseil, des pratiques inspirées des entreprises les plus performantes comme Google, Facebook et McKinsey, ainsi que les sciences cognitives et comportementales pour penser et organiser des lieux de réunion et séminaire inspirants, propices à la productivité et au bien-être de chaque participant.

Pour rendre les outils et pratiques qu’ils ont découverts les plus accessibles possibles, il les ont rassemblés dans un guide, La Cométhode. Vous y trouverez une série de conseils à suivre pendant la réunion mais aussi en amont et en aval de celle-ci.

Les cinq conseils à suivre

1. Est-ce véritablement utile, finalement ?

Avant toute chose, Comet recommande de s’arrêter et de s’assurer que la réunion prévue est véritablement nécessaire. En effet, d’après une étude réalisée par Barco et Circle Research, les salariés passent en moyenne 8 heures par semaine en réunion, soit l’équivalent d’une journée par semaine. Donc, avant de lancer l’invitation, il est primordial d’évaluer d’autres alternatives moins chronophages et toutes aussi efficaces.

2. Exit les réunions récurrentes !

Dans la même veine que le 1er conseil, Comet préconise de se débarrasser des réunions récurrentes. C’est un conseil qui vient directement d’Elon Musk. En effet, à moins de permettre de gérerune urgence capitale, ce qui justifierait une augmentation du nombre de réunions, cette habitude est en réalité contre-productive. En limitant leur fréquence, on maximise l’utilité de chaque réunion.

3. Une réunion, oui, mais comment ?

Ensuite, il convient de trouver le bon format pour chaque rencontre entre collègues. Aucune réunion n’esteffectivement identique car, dans l’idéal, chacune doit répondre à un besoin différent : générer des idées, organiser, négocier. C’est en déterminant à l’avance l’objectif à atteindre que l’on peut définir le format qui aura le plus d’impact.

4. Une réunion, oui, mais pour quelle raison ?

Déterminer clairement l’objectif d’une réunion permet également d’en informer les participants à l’avance. S’ils ne savent pas pourquoi ils sont invités, il leur est impossible de se préparer correctement et la réunion sera par conséquent moins productive. Les fondateurs de Comet conseillent d’envoyer l’invitation, l’ordre du jour et les documents utiles aux intéressés au moins 48h à l’avance pour que l’objectif soit clair. La réflexion collective pourra ainsi débuter avant même que la réunion n’ait commencé.

5. Une réunion, oui, mais quand ?

Pour finir, la temporalité durant laquelle on décide de se réunir est cruciale. Trop tôt dans la semaine et tout le monde est encore endormi ; trop tard et tout le monde se rêve déjà en weekend ; mercredi les équipes sont en télétravail, etc... Une étude réalisée par Accountemps révèle que le jour idéal serait le mardi, tandis que les lundis matins et vendredis soirs seraient à éviter. Cela reste cependant à nuancer : chaque jour de la semaine induit une atmosphère différente et il faut donc être stratégique.

En bref, une réunion est un outil indispensable à la vie d’entreprise, à la bonne circulation de l’information, à l’orchestration de projets, à l’émergence de nouvelles idées et à l’émulation collective. Mais il est impératif qu’elle soit bien menée ! Pour en faire un succès, un moment mémorable et déterminant, ça ne s’improvise donc pas. Pour découvrir les 55 autres conseils de Comet, consultez la Cométhode.

Cet article a été écrit en étroite collaboration avec Comet Meetings.
www.comet-meetings.com