De 5 geheimen voor een geslaagde vergadering (en die daarna)

De oprichters van Comet Meetings zijn van één ding overtuigd van één ding: er bestaat echt een recept voor een geslaagde vergadering. Er is een geheel van voorschriften die vergaderingen echt aangenaam, productief en creatief maken en die het mogelijk maken om de waarde van deze collectieve investering te vergroten, om samen productief te zijn, zonder de individuele energie te verwoesten.

Victor, Nicholas en Maxime geloven echt dat de omgeving een essentiële factor is om vergaderingen succesvol te maken. Ze maakten gebruik van hun verschillende achtergronden in financiën en consultancy, praktijken die geïnspireerd zijn op goed presterende bedrijven zoals Google, Facebook et McKinsey, en cognitieve en gedragswetenschappen om inspirerende vergader- en seminarieruimtes te creëren en organiseren, om de productiviteit en het welzijn van elke deelnemer te stimuleren.

Om de tools en praktijken die ze ontdekt hebben toegankelijker te maken, hebben ze deze verzameld in een handleiding, De Comethode. Hierin vind je tips voor tijdens de vergadering, maar ook voor de voorbereiding en opvolging ervan.

5 TIPS OM OP TE VOLGEN

Is de vergadering echt nuttig?

Op de eerste plaats raadt Comet aan om er even bij stil te staan of de geplande vergadering wel echt nodig is. Volgens een onderzoek van Barco en Circle Research brengen werknemers gemiddeld 8 uur per week door in vergaderingen, kortom, het equivalent van een dag per week. Alvorens de uitnodiging te versturen is het dus van groot belang om na te denken over minder tijdrovende en even doeltreffende alternatieven.

Stop de terugkerende vergaderingen!

In dezelfde geest als die van tip 1, raadt Comet aan om terugkerende vergaderingen af te schaffen. Dit is een tip die rechtstreeks van Elon Musk komt. Tenzij er een crisissituatie is waardoor een hoger aantal vergaderingen daadwerkelijk nodig is, is deze gewoonte eigenlijk behoorlijk contraproductief. Door de frequentie van de vergaderingen te beperken, maximaliseren we het nut van elke vergadering.

Een vergadering, ja, maar hoe?

Vervolgens is het noodzakelijk om de juiste setting te vinden voor elke ontmoeting tussen collega’s. Geen enkele vergadering is identiek, maar idealiter voldoet elke vergadering aan een andere behoefte: zorgen voor ideeën, organiseren, onderhandelen. Door vooraf een doel vast te stellen, kunnen we het format bepalen dat het meeste impact zal hebben.

Een vergadering, ja, maar waarom?

Wanneer we het doel van een vergadering vooraf duidelijk vaststellen, kunnen we de deelnemers hier ook vooraf over informeren. Als ze niet weten waarom ze uitgenodigd worden, kunnen ze zich onmogelijk goed voorbereiden en zal de vergadering dus ook minder productief zijn. Om dit doel duidelijk te maken, raden de oprichters van Comet aan om de uitnodiging minstens 48 uur van tevoren te versturen, samen met de agenda en documenten die voor de betrokkenen nuttig zijn. Zo kan de groep er al over nadenken voordat de vergadering begonnen is.

Een vergadering, ja, maar wanneer?

Tot slot kan ook het tijdstip waarop we vergaderen cruciaal zijn. In het begin van de week slaapt iedereen nog, aan het einde van de week droomt iedereen al over het weekend, op woensdag zijn er teamleden die thuis werken, enz. Volgens een studie van Accountemps zou dinsdag de ideale dag zijn, terwijl maandagen en vrijdagen te vermijden dagen zijn. Maar dit moeten we nuanceren: elke dag van de week geeft een andere sfeer; er moet dus een strategische keuze gemaakt worden.

Kortom: een vergadering is een essentieel hulpmiddel voor het bedrijfsleven, voor een vlotte informatiestroom, om projecten te ontwikkelen, om nieuwe ideeën op te doen en elkaar te stimuleren. Maar het is van groot belang dat ze goed georganiseerd wordt! Om ervoor te zorgen dat de vergadering succesvol wordt, een gedenkwaardig en bepalend moment, mag deze dus niet zomaar geïmproviseerd worden. Raadpleeg de Comethode voor de 55 andere tips van Comet.